2009/04/29
組織の役割定義書について
組織の役割定義書について
では、組織体系の特徴の３番目「役割分担」に戻りましょう。 組織体系は、一人ではなりたたず、そのために複数の人間が役割を分担して活動します。問題は、その組織設計が事業計画（バランストスコアカード）の４つの目標との関係できちんと意義付けがなされていることが大切です。論理的に意義付けができない場合には、経験的にでもいいからその有効性を説明しなくてはならないといえます。
バランスト・スコアカードの視角で、組織目標を定義する
具体的に言うと、営業部を例にすれば、その ①財務目標が何であり、② 顧客・株主等の利害関係人から期待される目標、③ 事務プロセス等の合理化と効率化の目標 ④ 役職員の教育と成長の目標の４つがいったい何であるかを定義できているかどうかということです。そうであってはじめてその目標達成がこの４つの企業価値要素の増大に役立ったと実証できるのですから、それ故にその定義はたいへん重要なことです。
組織の役割定義書を書く意味
ところが、組織体系としての各部署の役割分担がきちんと定義されていないことが多いのです。 この定義は、組織設計と同時になされるべきであり、その組織（部署）の役割分担を明示したものです。 すなわち、組織の役割定義書は、事業目的との「紐付け」の洗礼を受け、事業目的達成への貢献度を表現したものです。いわゆるステートメントとして文書化しておき、「見える化」しておく必要のある文書です。そして、これによって組織が事業目的に合目的であることを経営者としてステークホルダーに説明し、経営の透明化とガバナンスが効いていることを示すことができるのです。
組織のダブり＝役割定義書は、組織効率化にも役立つ
組織の役割定義書は、事業目的との「紐付け」という戦略的意義があるのですが、それだけではありません、組織の効率性向上という戦術的意義もあるのです。具体的に言うと、たとえば、この役割定義を行うプロセスで、ひとつの機能をになう部署のほかに同じ機能を担う部署の存在が発見されたとします。それまではなんとなく歴史的な経緯で残っている組織だったけれど、今は、同じような目的だが新しい戦略に基づき別の新組織でもカバーしているということがわかった場合です。組織のダブりです。
組織の不足がわかる
逆に、この定義を推し進めているうちに、たとえば広報機能は、あるべきなのに総務部でも秘書課でも扱っていないことが発見されることがあり、実は広報機能がどの部でも自分たちの貢献責任とは認識されていない、ないし、社長からの４つの機能のどれにも該当しない非委任事項であるとして存在しているというようなことが判明した場合です。
誰かが不足を補っている
この場合、日常的には広報機能は「どこか」が担っているのでしょう。誰かが不足を補っているんですね。しかし、その実行（貢献）責任は不明だということになってしまいます。ところが、広報という機能は、会社の非常事態でもまっさきに動き、場合によっては致命的な風評リスクを軽減する重大なリスク低減機能をもつ戦略部門です。その不在は、企業の４つの価値のうち②顧客・株主の利害関係人からブランド維持のために期待される機能でしょうから、そのような観点から役割（貢献度）を説明すべきでしょう。また、そのような実行（貢献）責任をもつ部署を創設するかまたは既存の総務部の役割に新たに明示的に追加すべき役割というべきでしょう。言い換えると、このように組織の「ダブり」と「不足」を明確に自己認識し改善できるという戦術的意義をもつのです。
